導入事例

【課題】施設が増えればスタッフも増える。各地で働く従業員の給与処理を改善したい

人事管理システムとExcelで仲介していた給与処理

星野リゾートではすべての施設が同じオペレーションで運営されており、総支配人・ディレクター職の立候補制度、スタッフ自ら異動先を希望できる制度など、人材流動を活発に進めている。また、新しい施設の開業も相次ぎ、多くのスタッフの異動が日常的に発生している。そのためグループ総務では、従業員の所属する施設の総支配人・総務担当者と連携し、情報を集約して給与処理を行っているが、施設で管理する手当や精算情報をExcelを使ってやり取りしており、ここに大きな課題があった。

月の半ばでも多くのスタッフが異動するため、異動前後の施設の担当者間で給与情報を共有し合いながら集約させる。

「新しい施設の開業も相次ぎ、従業員数も増加する中で、この煩雑な業務フローを何とかkintoneに集約し、関係する担当者全員が最終データを同時に作り上げようというアプローチで解決を試みました」と鎗田氏は以前の業務の流れを振り返る。

総務部門のスタッフがシステム構築を主導

星野リゾートは2013年にkintoneを導入済みだ。施設の魅力作りやサービスの改善を現場自ら行うことを推進している星野リゾートではITシステム構築についても「業務をよく知るスタッフがITを作るほうがよい」と考えている。kintoneの柔軟性とシンプルさ、すぐにアプリが作れる点、コミュニケーション機能がそれを実現できるものとして最もフィットしているそうだ。その一方で、kintoneにはAPI連携機能やJavaScriptによるカスタマイズなど高度なシステム構築のための機能も充実している。星野リゾートでは、基幹システムと連携するサブシステムの開発にも現場の業務改善にも素早く対応できるkintoneを業務改善基盤として採用することでビジネスの変化に迅速に対応できるIT環境を整えているのだ。

鎗田氏は星野リゾートの中でkintoneアプリを最も多く作っている第一人者だという。今回の給与処理システムについても鎗田氏が主導。従来のExcelファイルでの配布、手作業による集約、加工を廃止、各自が管理する情報だけを正しくインプットさせることに集中したという。具体的には、これまでの入力用Excelをそのままkintoneに置き換えたアプリを作成。人事システムからスタッフがその月に所属した施設のレコードを自動生成する。各施設の担当者は自施設で発生した情報のみを入力。グループ総務が管理する住宅手当、確定拠出年金拠出金の管理もそれぞれkintone化し、同アプリにボタンひとつでレコードを追加できるようにした。給与ソフトに取り込むデータはスタッフごとにレコードをサマリして出力するというもの。同社では「支給・控除アプリ」と呼んでいる。

とはいえ、鎗田氏はシステム開発の専門家ではないため、kintoneのカスタマイズ実績の高いソニックガーデンの赤座氏に構築支援を依頼した。業務要件のとりまとめとデータを入力するためのkintoneアプリ作成は鎗田氏が行い、アプリ連携やカスタマイズは赤座氏が行うという協業だ。星野リゾートの情報システム部門は、既存システムとの連携やデータの信頼性担保のアドバイスのみに介在したそうだ。まさに「業務をよく知るスタッフがITを作るほうがよい」との方針を実践しつつ、エンタープライズレベルのしっかりした本格的なシステムを構築した事例だといえる。