導入事例
東海ステップ株式会社様
業種：建設業
部署：全社
利用用途：業務管理基盤・情報共有
使用製品：krewSheet / krewData / krewDashboard
※ 事例記事の内容や所属は取材当時のものです。
企業文化として根付く計数管理をkrewDashboardにて強力に推進
現場へのkintone展開に欠かせないkrewシリーズ
工事現場に求められる安心安全な足場設備の提供を行っている東海ステップ株式会社では、人材確保の難しい経営環境のなかで業務の効率化や企業経営の強化を図るべく、kintoneをベースに業務基盤を整備。会社の文化として根付く計数管理を実現するために、数字の見える化に役立つkrewDashboardや前処理のためのkrewData、Excelライクなインターフェースを持つkrewSheetを導入している。その経緯について、統括管理室 鈴木 行宏氏に話を伺った。
【課題】将来的な人手不足や事業承継の観点からシステム化が必要に
1982年に静岡県焼津市にて創業し、現在はグループ会社とともに全国を営業エリアとして事業を展開、戸建住宅から大型物件、イベント足場、土木・橋梁などさまざまな現場に適用した足場を提供している東海ステップ株式会社。
足場部材を常時保管するヤード併設型営業所として静岡や関東を中心に14拠点を展開しており、地域に合わせた営業体制を構築し、戸建住宅約8000棟分の足場を保有するなど部材を安定的に確保できる環境を整備している。2020年には東証プライム上場企業のコンドーテックグループ傘下となり、足場レンタル事業や軽量で組み立てやすい次世代足場を手掛けるほか、小中学校の補修といった大型工事の足場部材も提供できるなど、顧客のニーズに適した環境整備が可能となっている。
そんな同社では、以前から紙やExcel、Accessといったツールを中心としたレガシー手法で業務を行っており、間接部門においても大きなシステム投資が行われてこなかったという。
「しっかりとした役割分担で業務自体は正しく運用されていましたが、業界として将来的な人手不足の懸念があり、いずれはシステム化を進めていくことが求められていたのです」と鈴木氏は当時を振り返る。
業務の見える化やシステム化による企業価値の向上も取り組みの1つになっていた部分もあり、鈴木氏が同社に入社したタイミングで、システム化に向けたプロジェクトをスタートさせることになったのだ。
まずは、鈴木氏が中心となってスタンドアロンで稼働する業務システムの周辺に重複している業務や現場の負担が大きなものなど改善につながる業務の棚卸を実施し、どの領域から着手すべきか検討を進めることに。
「一気に業務を見直してシステム導入することもできましたが、ITに明るくない現場に対して急激な環境変化は混乱を招く恐れもある、既存のスタンドアロンでの運用も定着していたので、まずは企業文化として根付いていた計数管理をはじめとした数字の可視化を実現するべく、現場に負担をかけない形で進めていくことにしたのです」と鈴木氏は説明する。
統括管理室
計数管理については、月内で10日毎に各拠点の事務員が業績に関連した情報をAccessで構築された販売管理システムからExcelに転記し、その情報を本社側で手作業集計していた。数字自体は経営層でも正しく把握していたのだが、情報そのものはリアルタイムではなかったため、転記と集計にかかる時間がタイムラグとなる状況が続いていた。この環境から脱却し、自動集計によって迅速に数字を把握できる環境づくりに取り組むことになった。
さらに、工事現場における安全確保など品質管理のための点検パトロール業務を効率化できる環境整備の必要性が業務の棚卸しで発見されたため、数字の可視化と合わせた仕組みづくりを検討することになったという。
【選定】複数のkintoneアプリのデータをダッシュボード化できるkrewDashboardに注目
計数管理のための新たな環境づくりに向けては、データベースとして情報を蓄積するだけでなく、各種の数値を適切に集計したうえでダッシュボードに数字を可視化できる環境が求められた。あわせて、スマートフォンなどのデバイスを利用して工事現場でもアプリが利用できる汎用的なソリューションを検討した鈴木氏。
「足場の点検といった我々独自の業務をシステム化するには、一般的なパッケージシステムでは難しく独自で開発できるものが理想的でした。そこで、ITに詳しい人材でなくとも引継ぎしやすいよう、ノーコードローコードツールを想定したプラットフォームを検討し、サイボウズのkintoneに注目したのです」と鈴木氏。
前職でkintoneに触れた経験もあったことから、kintone選択はスムーズな流れだったという。まず点検パトロールアプリをkintoneで構築し、これまで1日1件しかパトロールができなかった現場を10倍以上の数がこなせるような環境にもっていくことに成功。kintoneの定着に大きく貢献することになった。しかし、その一方で経営層が求める業績などの数字の可視化については、既存の業務システムからデータをkintoneに取り込むことはできても、kintone標準のグラフだけで表現するには十分ではなかったという。
「従来はExcelを駆使して自由に加工していたこともあってとても見やすく、それをkintoneだけで再現するのは難しい状況でした。そこで以前から知っていたkrewDashboardを調査することにしたのです」と鈴木氏。
グラフやチャートで数値を可視化するには、それに適したデータクレンジングや処理が必要となることを考慮し、今後も可視化のニーズが増えることが想定されていたため、kintone内のデータ処理に適したkrewDataの採用も検討。十分対応できると判断したためkrewDashboardとkrewDataの導入を決定。
さらにデータ出力やメンテナンスのための管理者向け作業用ツールとしてのkrewSheetも含めて、同社の業務基盤としてkintoneおよびkrewシリーズを活用することになったのだ。
「点検パトロールアプリに関しても、現場で収集した情報を集計する必要が出てきますし、自動集計した結果をダッシュボードで見せたいというニーズも当然出てきます。kintone導入においては、krewシリーズをワンセットで考えていました」と鈴木氏。
【効果】現場をkintoneに巻き込むためのツールとしてマストなkrewシリーズ
■ 営業系アプリから品質管理、ワークフローなど業務のシステム化を実現
現在は、試験的なものも含めて200を超えるkintoneアプリが用意されており、鈴木氏が中心となってアプリ作成を行っている。
具体的には、業績把握のための会計回りの数字を集約・管理するアプリをはじめ、新規得意先申請アプリや支払率特別採用申請アプリ、見積アプリ、安全パトロール・施工中パトロールアプリなど営業系のアプリが数多く運用されている。
「見積アプリについては、現場への浸透と新しいUIへの忌避感をさけるために、従来通りのExcelで作成された見積りのデータを、マクロでkintoneに取り込む形で運用していますが、すでにkrewSheetでExcelに近い形でkintoneに見積り情報を入力するアプリを作成しているので、バージョンアップ版として運用していく予定です」と鈴木氏。
従来のAccessで作成される販売管理系のデータは、CSVで出力後にコマンドラインツールのcli-kintoneをキックするExcelマクロからkintoneにテーブル追加するといった連携も行っている。
また、事故報告やクレーム報告など品質管理系のアプリとともに、拠点別に管理している足場の部材をはじめとした資材管理系のアプリも用意されている。
「実は当社の会計上、足場の部材は資産計上されるものと消耗品として扱うものが混在しています。当社では大規模な案件も多く大量の部材を必要とし、年間数億円単位の投資となりますので資材ロスを少しでも防げるように拠点間の在庫移動申請アプリなどで部材の数を把握し、その在庫マスターをダッシュボードで可視化しています」と鈴木氏。
他にも、内部統制の観点で承認者を特定する必要があることから、接待交際や稟議書など申請承認の履歴管理が必要な業務についてのアプリ化も進められている。なお、改正電子帳簿保存法に対応した証憑を管理するためのアプリも作成しており、レコードに対するアクセス権を厳格に管理したうえで、削除や変更などの記録が適切に管理できる証憑保存アプリも運用している。
人手不足を補うために外国人技能実習生などの採用を進めている建設業界という観点では、資格証や在日在留カードなど必要な情報管理を行うためのアプリを用意しており、本社に問い合わせることなくkintone上で手軽に参照できるようになっている。
■ 指標の可視化にkrewDashboard、70を超えるフローで集計の自動化を実現するkrewData
krewシリーズ導入のきっかけとなったkrewDashboardは、さまざまな指標を可視化して管理するために重宝されており、krewDataで集計したものをkrewDashboardでダッシュボード化しているものが多い。
例えば営業担当者別の売上ランキングや過年度比較、新規得意先開拓状況、見積作成状況から受注・失注状況などが可視化できるダッシュボードをはじめ、工事完成基準と工事進行基準双方での売上把握、クレームや事故、パトロールの状況可視化など、実に多くのダッシュボードが用意されている。
さらに、krewDashboardのスライサー機能とkrewSheetを組み合わせることで売り上げにつながる完成工事に関連した情報の詳細を表示できるようにしているそうだ。krewDashboard上のスライサーで工事案件を絞り込み、ドリルダウンするとkrewSheet上で担当者や職人への支払い明細、顧客への請求金額など、詳細な情報が確認できるようになっている。ちなみに、案件ごとに入金された金額と請求額の消込確認業務は、krewSheet上の情報をもとに各拠点にて行われている。
「原価が発生しているものの請求されていない工事が発見できるよう、krewDataにて着工原価発生データと請求状況データを比較し、krewDashboardで請求残がある案件がすぐに把握できるようになりました」と鈴木氏。
krewDataについては、リアルタイム実行やスケジュール実行双方のフローが70前後設定されており、会計に関連した数字の集計や工事に関連した業績集積、在庫集計などさまざまな集計を必要なタイミングで自動実行できるようkrewDataを駆使している。
「フローの多くは、夜間のスケジュールでバッチ処理され、最終的には計算した結果をkrewDashboardで可視化できるようにしています。例えば部材の移動や購入などの履歴を集計し、翌日には最新の在庫表として更新しています」と鈴木氏。
最近では、インボイス対応として請負職人や委託外注先事業者が課税事業者かどうかの申請を行うアプリと連携し、外注加工費として支払った金額計算をkrewDataにて計算し、会計システムに取り込みが可能な形に生成するといった使い方も行われている。
鈴木氏自身の作業のためアプリ管理者向けのkrewSheetの使い方については、kintoneに関する委託開発を依頼している協力業者を育成しkrewSheetをはじめとした活用方法を共有する試みを実施しており、アプリを管理・開発できる社内環境整備を進めているとのこと。
■ 管理職が数字に向き合い、拠点同士の情報共有で仕事内製化が加速
kintoneとkrewで新たな環境を整備したことで、業績の可視化を行っている営業担当者や各営業所の所長をはじめとした管理職が数字に向き合うようになったことが何よりも大きい効果だと鈴木氏は指摘する。
「以前は数字がリアルタイムに把握できないため対応が後手に回っていたことが、今はkrewDashboardに最新の情報が日々更新されるため、数字をベースにフォローしやすくなっています」。
売上の着地についても、会計に結びつかない数字の把握によって工事完成基準と工事進行基準の違いが認識できるようになるなど、適切な数字の理解が進んでいるという。
また、以前はそれぞれの担当するエリアの範囲でしか判断できず、全体会議でしか全社の数字が把握できなかったが、今ではkintoneおよびkrewシリーズで情報が共有しやすくなり、人材をうまく活用し合うなどエリアを超えた仕事の内製化が進むなど、大きな効果を生んでいるという。資材管理や現場のパトロールなども、情報が共有されることでしっかりとその業務に取り組む必要性が啓蒙され、品質管理や在庫精度の向上などさまざまな効果が得られている状況にある。業務の効率化については、現場の点検パトロールアプリ化により、定量的な面での効果も大きなものがあるという。
krewシリーズについては、当初から現場にシステムを展開するためにはなくてはならないものだと高く評価する。
「特にkrewDashboardでの数字の可視化が、現場をkintoneに巻き込むためのツールとしてはマストなものだと認識しています」と鈴木氏。
krewDataやkrewSheetについても満足しており、機能改善の期待はあるものの、こちらも欠かせないソリューションの1つとして重宝しているという。
「コストと技術力を度外視すれば、他に選択肢もあったはずですが、限られた予算のなかでkintoneをフルに使うためには、プラグインが間違いなく最良の選択肢。なかでもkrewシリーズは我々の使い方にとてもマッチしています」との評価だ。
■ 業務のさらなる自動化、省力化への取り組みを加速させたい
今後については、会計システムの見直しプロジェクトが始まっており、kintone上のワークフローから会計システムへの連携など、人手を介さずに会計システムと連携できる環境整備に取り組んでいきたいという。kintoneでどこまで処理させるのかも含めて具体的にはこれから検討が始まる計画だが、データ加工や連携などにkrewDataをうまく生かしていきたいという。
また資格保有情報を含めた人事情報などはExcelの管理表で情報管理している部分もあるため、人事情報を含めたマスター管理もkintone上で実施していき、krewSheetを使った情報更新やkrewDashboardで社員の誕生日情報を社長に認識してもらうなど、さまざまな場面でkrewシリーズを活用していきたいと意欲的だ。
他にも、現状はサイボウズオフィスで日報を作成しているが、kintoneで日報を作成し、見積りの作成含めた他の活動記録と連動させていくことで営業担当者の活動強化に向けた環境づくりにも役立てていきたいという。
「色々やりたいことはあるものの、社内開発を自身の一手に担うことでブラックボックス化が懸念される。また、1人社内情シスとしてIT領域の運用はできても新たなアプリ開発にまでリソースが確保できなくなってきています。今は私の代わりにアプリ開発してもらえるアウトソース先を開拓し、改善の手を止めないことを意識しています」と鈴木氏に今後について語っていただいた。
