導入事例
株式会社ミヨシテック様
業種：建設業
部署：全社
利用用途：案件管理／業務基盤
使用製品：krewSheet / krewData / krewDashboard
※ 事例記事の内容や所属は取材当時のものです。
kintoneを現場に浸透させる大きなエンジンに。
鶴の一声で導入したことが功を奏したkrewシリーズ
ガス設備工事をはじめ、空調や住宅設備機器工事などを手掛けている株式会社ミヨシテックでは、これまでオンプレミスで運用してきた顧客管理システムの刷新に際して、自社の運用に適した環境づくりを目指してkintoneを採用。現場への展開に役立つExcelライクなインターフェースとしてkrewSheetを、蓄積されたデータの可視化にkrewDashboardを、そして各種アプリ内のデータ集計や加工処理のプラグインとしてkrewDataを活用している。その経緯について、システム課 藤原 かほり氏および同課 村岡 敬太氏にお話を伺った。
【課題】顧客管理システム刷新で新たな環境を模索
1972年に創業し、ガス設備や空調設備、給排水衛生設備関連の工事を中心に事業を展開している株式会社ミヨシテック。法人向けの設備工事はもちろん、寝屋川市・枚方市南部エリアにて住まいのおたすけ隊として水道・電気・リフォーム工事など個人向けのサービスも展開、自社での活用を生かしてRPAやローコードツールを軸にしたDX推進サポートを行うなど、多角的に事業を推進している。
そんな同社では、過去に設備工事を請け負った顧客の情報を将来的な営業活動に生かすために、オンプレミス環境での顧客管理システムを運用してきたが、いくつかの課題もあった。そこで環境の保守切れを迎えるタイミングで新たな環境への刷新が求められたという。
「従来のオンプレミスの顧客管理システムはライセンスの数によって同時に入力できる人数に制限があるだけでなく、外出先からシステムにデータ登録できないなど、業務面での課題が顕在化していました。自社に不要な管理項目も多くて使い勝手がいまひとつだったので、入力内容に不備が目立つなど情報品質にも課題がありました。そこでサーバの更改にあわせて、新たな顧客管理の仕組みを模索したのです」と藤原氏は当時を振り返る。
そこで選択したのが、パートナーから紹介を受けた業務プラットフォームのkintoneだった。クラウドサービスで同時にアクセスでき、外出先から容易に入力できるなど、同社が抱える課題解決には最適なものだったという。
システム課
「我々自身で項目の追加が自由にできるため、一般的なパッケージのように外部に依頼してカスタマイズするコストも時間も削減できる。同社の基幹システムである販売管理の仕組みともAPI連携できると提案を受け、導入してみることにしたのです」と藤原氏は説明する。
その後、手探りながらkintoneで顧客管理アプリを整備した藤原氏だが、従来のシステムと画面や使い勝手が異なることで社員からの抵抗が強く、なかなか入力してもらえない状況が続くことに。そのため、まずはシンプルに入力できる「ゴミ回収管理プアリ」や「電話伝言アプリ」などを皮切りに、試行錯誤しながらkintoneの活用を進めていったという。
システム課
【選定】kintone活用を加速させるkrewシリーズ、社長の独断が功を奏す
そんな折、kintone関連のセミナーを受講した社長が導入を決めてきたのがkrewシリーズだった。
「セミナーでkrewシリーズの便利さを知った社長には、自社にとっての理想の業務システムの姿が想像できたようですが、当時の私はkrewシリーズで何ができるのかもわからず、あまりピンとこなった」という藤原氏だったが、krewのセミナーに繰り返し参加していくなか、kintone活用が思うように進まない現場の不満解消につながる武器になると気付いたのがExcelライクなインターフェースのkrewSheetだった。
「現場に展開したkintoneアプリが使いづらいという声をよくよく聞いてみると、Excelのように使えないことが不満の1つだったとわかりました。その解消としてkrewSheetが役立つと考えたのです」と藤原氏。村岡氏も、「建設業界は今でもExcelが多くの業務に利用されており、現場にもなじみがある。krewSheetならkintoneをもっと浸透させやすそうだと感じました」と当時の印象を語る。
さらに、棒グラフや折れ線グラフなどを組み合わせた複合グラフでkintone内の情報が分かりやすく可視化できるkrewDashboardも検討。現場からkintoneで対前年との比較など過年度の情報を並べるなどExcelのようなグラフを作成したいといった要望が根強く、これに応えられるkrewDashboardに期待したのだとのこと。
「実は、弊社と付き合いのある企業ではGoogleのLooker Studioを駆使して華やかな分かりやすいグラフを作っているようで、そんなグラフによる指標の可視化を自社でも展開したいという社長の思いもあったので、kintone上で、グラフィカルな表現ができるkrewDashboardならみんなの要望に応えられそうだと思いました。」と藤原氏。
krewDataについては紹介された当時は、なかなか具体的な活用用途が見いだせなかった藤原氏だが、まずは社長と一緒に簡単な集計を行ってみたところ、できることの世界が広がることに気づいたという。
「krewDataの使い方はセミナーでも紹介されていましたが、なんとなく他人事でした。でも、実際のデータで簡単な集計を行ってみると、異なるアプリに格納されたデータを突き合わせて集計できるし、レコードの結合やフィルターを使って必要な情報を抽出できるなど、いろいろな場面に使えそうだと理解したのです。社長は在庫引き当てなどの仕組みづくりにkrewDataが必要だと考えていたようでした。krewDataであれば、そのような実践的でみんなが求めていたシステムをkintoneで作れるようになると確信しました」と藤原氏は説明する。
社長の鶴の一声で導入したkrewシリーズだが、担当者が実際に触っていくなかでkintone運用の課題解決につながる強力なツールとなっていったのだ。
【効果】強力なインターフェースとアプリ間の連携、データ活用に欠かせないkrewシリーズ
■ 基幹システムの置換えに成功、kintoneに集約した情報の活用にkrewシリーズが貢献
現在は、全社員が利用する業務システムとしてkintoneが日々活用されており、別システムで運用していた基幹システムとしての販売管理をはじめ、顧客管理や人事管理などの各種業務システムがkintoneに置き換えられている。アプリ数は700ほどもあるとのこと。当初は藤原氏が中心となってアプリ開発を行ってきたが、現在は部署ごとに “kintoneリーダー”を18名ほど配置しており、それぞれにアプリの開発権限を付与して部署ごとの課題解決にkintoneとkrewシリーズを活用している状況にある。
具体的なアプリとしては、全ての実績情報をkintoneに集約することを目指し、案件の発生段階から活動の履歴まで含めて登録できる顧客管理アプリ「お客様台帳アプリ」をはじめ、受注した物件をトータルで管理する「受注物件管理アプリ」、工事に必要な仕入れ情報を管理する「仕入アプリ」などを展開。会計ソフトのfreeeや楽楽精算といった経理系のシステムとの連携も実現しているという。また、社内の各種申請・承認をスムーズにするアプリとして、制服や貸与しているデバイス、工事車両、ETCカードなど社内の資産情報の管理もkintoneで行っている。
krewSheetについては、全体の7分の1ほどのアプリのインターフェースとして活用しており、例えば仕入金額の確認を行う「仕入確定アプリ」などが一例として挙げられる。担当者名で仕入情報をフィルタリングしたうえで、部材名、工事番号、仕入先、仕入れ金額などを確認。修正があればkrewSheetの一覧画面から行い、担当者が最終チェックを入れると仕入れ申請アプリに展開される。承認されたものが経理に仕入情報が展開されていく流れだ。
「1つの仕入先に対して複数の製品を仕入れているケースが多く、krewSheetで絞って表示してあげることで確認しやすいと好評です」と藤原氏。
仕入部材の支払処理にはkrewDataが使われている。仕入確定アプリに支払いに関連する情報を集約した後、freeeに取り込める形式に加工するまでをkrewDataで自動化。プラグインのfreee for kintoneを経由して会計に連携、支払処理につなげていくそうだ。また、大阪ガスの特約店である同社では、大阪ガスの案件番号となるビルトイン番号を軸に仕入を行う案件もあり、ビルトイン番号をkrewSheetの一覧で表示し、関連シートでビルトイン番号に紐づいた詳細な機器情報が確認できるようになっている。
krewDataについては、受注した工事案件を、受注物件管理アプリに登録する際にも活用されている。具体的には受注が確定した案件は社長承認を経た後、受注物件管理アプリに工事番号と問い合わせ番号が登録されるのだが、承認申請を行う前に重複する案件を削除したり工事責任者を登録したりという処理をkrewDataで行っているとのこと。また、受注物件管理アプリに登録された案件を受注ステータスに変更する消し込みの処理もkrewDataで行っている。
krewDashboardについては、社内会議で実績を確認する際に活用している。会議のテーマごとに必要な実績値をkrewDashboard上でグラフ化することで、リアルタイムの数値を見ながら状況の把握と経営判断ができるとのこと。具体的には受注金額の月別推移や、新規顧客とリピーターの比率、案件発生源の内訳などが可視化されている。
「データはkrewDataを使って色々なアプリから実績値ピックアップしてkrewDashboardでグラフ化しています。会議で報告する順番にkrewDashboardのシートを分けるなどの工夫をしていますが、会議のたびに確認したいものが追加されたり変わったりするため、修正を繰り返しながら会議の流れに沿って情報が確認しやすいようにしています」と藤原氏。
実績の可視化以外にも、社員からの改善提案の数や評価をグラフ化して報奨の評価軸にするなど、krewDashboardの活用の幅は広いようだ。
■ 生産性向上はもちろん、DXへの意識改革が最大の効果に
kintoneおよびkrewシリーズで社内の業務基盤を整備したことで、もともと運用していた基幹システムをkintoneに置き換えることに成功しただけでなく、結果として自分たちに必要な環境を内製化したことで外部に支払うメンテナンスコストの削減にもつながった。
「費用が削減できたことも重要ではありますが、自分たちの業務に必要な仕組みを考えることで、他人事ではない実践的なアプリを作れることが大きいです」と藤原氏は評価する。
「定量的な効果もさることながら、意識改善的な効能も大きい。これまでよりも多くの情報に接したり、可視化された数値を目にしたりしたことで業務に取り組む姿勢が変わったことが何よりの効果ではないでしょうか」と村岡氏も同意する。現場からもアプリの改善提案があがるなど、全社的なDX推進という視点で大きな効果が生まれているそうだ。
業務効率の面では、社外からでも情報が入力・閲覧できること生産性や顧客対応力などの向上につながっている。krewシリーズを駆使することでkintone内の情報もシンプルに見える化できるなど、意思決定の早さにも貢献しているという。
こうした自社の成功体験から現在は顧客に向けてDX推進を支援するサービスも手掛けているが、その一助としてkintoneとkrewシリーズが役立ったことになる。
krewSheetに関しては、導入時の現場の入力に対する不満解消に大いに役立ったことが何よりも大きいという。
「Excelだったら簡単に入力できるのに、Google スプレッドシートなら同時に編集できるのにといった声に応えてあげることができたことで、現場から市民権を得たのがkrewSheetでした」と藤原氏。
「レコードを一括で修正できますし、担当者ごとにフィルターで絞って情報が把握しやすいなど、自由度の高さと使い勝手の良さが、kintone定着要因のひとつだと思います」と村岡氏の評価も高い。
krewDataは利用者側に見えていないものの、管理者目線で見るととても便利なツールだと好評だ。
「SE的な感覚を持ったメンバーが全体設計図を描いているわけではなく、業務に今必要なものを作っているので、データがアプリ間でどのようにつながっているのかは後でわかることが多いのですが、その間をkrewDataが埋めてくれています」と藤原氏。
krewDataがなければ受発注などに関連した販売管理の仕組みは整備できなかったと言及するほどだ。
krewDashboardに関しては、とにかく蓄積されたデータが簡単に可視化できるだけでなく、グラフからドリルダウンして詳細レコードまで確認できる点を評価する。
「数字を構成している要素がすぐに把握できるため、何か数字がおかしいということにも気づきやすい。データ活用という面でもとても重宝しています」。
■ 人材育成や外部連携を進めながら、顧客向けのDX推進支援を加速させたい
販売管理や顧客管理など同社に必要な環境整備は進んでいる状況にあり、今後も必要な環境づくりを継続的に続けていきたい考えだ。
「現場のkintoneリーダーがそれぞれアプリを作成していますが数が多くなり、システム課でそろそろ統制の必要性が出てきました。監視という意味ではなく、理解を深めていくという意味で全体把握できるような環境にしておきたい。内製が軌道に乗りつつあるので、引き続き次世代のリーダー育成も含め、kintoneやkrewシリーズを扱える人材を増やしていきたい」と藤原氏は意欲的だ。
また全てをkintone化するのではなく、得意な外部のソリューションをうまく活用しながら、同社が手掛けるRPAなども駆使しながら外部連携をさらに進めていきたいという。
「kintoneに情報が蓄積されてきているため、krewDashboardをもっとうまく利用してデータ活用をさらに進めていきたい」と村岡氏も期待をのぞかせる。kintoneやRPAでのノウハウを資源としたDX推進サポートビジネスも広げていくべく、ビジネスの面でもメシウスと関係を強めながら、顧客支援を続けていきたいと今後について語っていただいた。
