導入事例

【効果】受注管理や工程表、資材管理など製造業に欠かせない業務を支えるkintoneとkrewシリーズ

それでは、kintoneとkrewシリーズを活用して構築した主要なアプリの具体的な活用方法を見てみよう。

■ 受注管理アプリ

受注先や製品名、受注数、塗装や溶接の進捗状況などをkrewSheetにて一覧表示し、受注に関連する積込トラックや材料の手配などの情報も同じ画面に表示している。

進捗状況についてはkrewSheetの条件付き書式を活用し、ひと目で状況がわかるようにしているという。
「例えば溶接開始や終了のステータスをプルダウンで選択すると、溶接開始日や終了日の項目に自動的に色がつくようにしています。Excelで管理していたころは1セルずつ手作業で着色していましたが、krewSheetの設定で条件を指定するだけで指定した項目の色が自動的に変更できるようになり、自然と作業時間の削減になりました。1日2時間程度受注表で作業していましたが、これが1.2時間ほどになりました。年間でもかなりの工数削減につながっています」と畠山氏。また、現場との情報共有が直接krewSheetで実施できるため、Excel時代は元データをいじられないようファイルをコピーした後、Dropboxにて共有していたが、その手間もなくなったという。

■ 工程管理アプリ

krewSheetのXrossモードで作業日（日付型項目）を列方向に設定し、製造予定製品の日毎の製作予定数と実数の入力と累計を表示できるようにしたアプリである。溶接、塗装、仕上げといった製造プロセスごとに工程表が用意されている。

XrossモードはExcelのピボットテーブルのように任意の項目を行や列に指定することでクロス集計風の入力画面や集計表を作成できる機能で、レコード内の項目に値が入っていなくても空白として表示するため、作業日が空白であっても、ガントチャートのような画面をkintoneで実現することが可能だ。

「受注番号や製品名に対して、工程ごとに必要な人工の目標数を管理部門で入力し、各現場の職長からはその日の実績を入力してもらっています。現場との情報共有に直接利用しており、作業の目標と実績をひと目で把握できるようになっています」と畠山氏は説明する。

以前はExcelで製造予定を記した工程表の原本を作成し、そのコピーをDropboxで共有。職長に実績数を入力してもらい、その数値を原本に転記するという業務フローであったが、転記作業がなくなり、1日あたり1時間程度の作業効率化につながっていると評価する。また、Excelの工程表は毎月作成していたため、月をまたいだ作業の場合、前月の数値の共有が面倒だったが、システム化したことで月をまたいでも連続した工程管理が可能になっている点も見逃せないメリットだという。

◾️ 鋼材発注アプリ

製品を製造する際に必要となる鋼材（資材）は、設計図面から情報を拾いExcelに転記したものを紙に印刷して工場長に配布し、工場長が在庫状況を見ながら必要な鋼材の発注数を決定。畠山氏が発注先と単価情報を総務に伝えると、総務部で仕入先や希望納期ごとに仕分けて、Excelで発注書を作成するというアナログなプロセスだった。入荷した鋼材の一覧も個別にExcelで作成するなど、Excelを中心に発注業務が動いていたが、kintoneアプリ化によって設計段階で必要な資材をデータ化することに成功。

受注情報に紐づいた必要資材の仕入先や単価を管理部門が登録し、工場長が発注数量（希望数）をkrewSheetに入力、手配状況の項目を反映済みに変えることでkrewDataが仕入先と希望納期ごとに個別の発注書をレコード化している。総務側では発注書を作成することなくボタン一つで印刷、FAXすることができるようになったという。畠山氏によれば、1人分の作業量は効率化できているという。

■ 半数以上のアプリにkrewSheetを導入、krewDataでの自動集計で予実管理を実現

現在同社では、基幹業務の管理のほか、申請系業務も含めて全社員が利用する業務基盤としてkintoneが使われており、500ほどのアプリを運用しているという。そのうち60％ほどはkrewSheetをインターフェースとして活用、krewDataも日報集計や有給の残日数計算をはじめ40ほどのフローが構築されているという。また、当初kintone化した日報アプリに入力された作業工数をkrewDataにて集計し、案件ごとに営業へフィードバックし、見積金額の妥当性を確認するなど予実管理として利用している。

アプリ開発は畠山氏含めた4名のメンバーで行われており、プラグインはもちろんJavaScriptを駆使しながら使い勝手向上に努めている。ゲストスペース上で鋼材の仕入先企業一覧を外部と共有するなど、社内にとどまらない情報共有の基盤としても利用している状況だ。

安全衛生に関するヒヤリハット、配送に必要なトラック管理、有給届や飲み会時の手当となるコミュニケーション補助などの各種申請業務などもkintoneアプリ化。安全衛生など個別グループごとでのイベントや全員でいいことを言い合う“陽口（ひなたぐち）”アプリなど、社内のあらゆる業務にkintoneが活用されている。

■ 情報共有の円滑化と個人の成長につながるデジタル促進に貢献

kintoneおよびkrewシリーズを導入したことで、営業含めた社内全体での情報共有がスムーズになったことはもちろん、コミュニケーションの風通しが良くなるなど部署内の雰囲気も明るくなっているとその効果を実感しているという。

「現場には高齢の方もおり、これまではデジタルデバイスに触れる機会も少なかったのですが、個人のスマートフォンから日報の入力ができるようにしたら、最近、スマートフォンに挑戦する人が増えました。新たなチャレンジによる個人の成長につながっている部分も少なからずあると考えています」。

特にkrewシリーズについては、kintone導入の潤滑剤的な役割を果たしており、現場の抵抗を減らして導入を円滑に進めながら、業務の効率化にも大きく貢献していると高く評価する。

「以前は紙とExcelで手作業による集計をしていましたがとても追いつかない状況でした。今やkrewDataなしには考えられません」と畠山氏。

アプリ開発は、畠山氏含めIT経験のないメンバーが行っているが、krewシリーズの使い方については、チュートリアルや学習ドリルといった学びのコンテンツや定期的に発信されているブログなどを参考にすることで、開発を進めることができたという。

「Excelに近い形で組み込みできるため、かなり使いやすい。元々Excelをかなり使っていたこともあり、計算式などExcelの知識を活かしながら落とし込んでいけました。全てが同じではありませんが、Excelが使えればkrewシリーズも使いこなせるはず」と畠山氏。

業務フローが複雑になりがちな製造業のデータ管理をkintoneで行うことは難しい場面もあるが、それでも、受注管理や工程管理を一からkintoneで構築できたのは、スマイルアップの熊谷氏と並走しながら、業務の棚卸しを徹底しkintoneで実現可能な運用フローを定めたことも大きいという。

熊谷氏について畠山氏は「業務改善は自ら進めていくことが大切で、自分たちで課題を抽出していけるように導いていただくなど、その進め方や考え方はとても参考になっています。目標設定やその進捗確認も含め、自分たちの成長につながっており、我々にとっては先生のような存在。本当に助かっています」と高く評価する。

■ お金のkintone化を進めながら、治具管理など現場特有の業務へ展開したい

今後については、すでに営業に対して工数を提示することで予実管理が形になっているが、経営面でのkintone化をさらに加速させていきたいという。

「例えばkrewDashboardを使って利益などを詳細に提示していくことで見える化を進め、経営判断の有効な指標として活用するといった部分をさらに可視化していけるようにしたい」と畠山氏は期待を寄せている。

また、すでに事務的な作業の効率化に向けたkintone活用は進んでいるが、現場における管理面でのkintone化への取り組みは道半ばだという。

「製品を製作する際に必要な治具は、複数ある溶接の部署間や外注さんとの間で貸し借りすることがあり、その所在がわかりづらくなることも。使用頻度なども見ていくことで、本当に必要な治具と不要なものの判断材料にも使えるはず」と畠山氏。

他にも、工程管理における目標設定は畠山氏の経験に基づいて行われているため、これを標準化し、半自動的に目標設定できるようにしたいと今後について語っていただいた。