導入事例
埼玉県川口市様
業種：自治体
部署：全庁
利用用途：業務改善基盤
使用製品：krewSheet／krewDashboard
※ 事例記事の内容や所属は取材当時のものです。
Excelニーズを吸収し、自治体業務にkintoneを広めていく武器に！
リアルタイムな可視化で給付事業の進捗を可能にするkrewシリーズ
埼玉県川口市では、パッケージで構築された基幹システムを運用し、周辺業務にはExcelやAccessなどを利用してきた。人事異動の多い公務員だけに前任者が作成したExcel／Access業務の引継ぎの際に属人化したファイル管理による課題が発生するため、周辺業務の基盤としてkintoneを導入。さらに、職員が使い慣れたExcelの操作性も提供するべく、プラグインとしてグレープシティのkrewシリーズを採用している。その経緯について、企画財政部 情報政策課 情報システム係 会田 裕貴氏、同課 栗原 和也氏および同課 清水 公一氏にお話を伺った。
【課題】周辺業務に使っていたExcelやAccessに代わる業務基盤を模索
荒川を隔てて東京都に接し、埼玉県の南端に位置する川口市。古くから鋳物や植木などの産業が発展したことで「鋳物の街 川口」として全国に知られている。市の大部分は都心から10～20キロ圏内にあり、利便性の良さから、東京のベッドタウンとして約60万人の住民が暮らす埼玉県で２番目に大きな市である。都心へのアクセスや商業施設、子育て支援施設、医療施設などが充実していることから、金融機関が調査した“本当に住みやすい街ランキング”でも毎年上位に名前が挙がるほどで、発展性や住環境の面でも高く評価されている自治体の1つだ。2020年には、地域力や環境力、防災力の3つを兼ね備えた都市力を高める新庁舎が完成し、窓口機能や行政の情報を発信しながら市民の生活を支援する各種サービスを提供している。
そんな川口市では、新庁舎が完成した2020年に業務基盤としてサイボウズのkintoneを導入しているが、そのきっかけとなったのが、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴って川口市が独自に中小企業に対して実施した緊急経済対策の「川口市小規模事業者等事業継続緊急支援金（※1）」だったという。
※1 この給付金事業はすでに終了しています。
「住民基本台帳関連のシステムをはじめとした業務についてはパッケージ化された基幹システムを導入していますが、周辺業務についてはExcelやAccessを利用してきました。新型コロナウイルス対策の事業継続支援金給付の受付業務についても、当初はExcelで対応することを考えていましたが、川口市では支給対象となる企業が16,000社ほどあり、Excelでは同時編集が難しいばかりか、行や列の追加の際にファイル自体が壊れてしまうなどツールに関する懸念の声が現場から寄せられたのです」と会田氏は当時を振り返る。
実は、現場ごとに属人化しやすいExcelやAccessに代わる、引継ぎしやすい汎用的な業務基盤を探していたこともあり、事業継続支援金の給付申請の受付管理に活用できるものとしてkintoneを導入した。
「kintoneを活用して受付管理や申請に関する進捗状況を外部公開する仕組みを構築した自治体の事例を耳にしていたので、我々としてもkintoneが活用できるのではと考えたのです」と会田氏。
企画財政部 情報政策課 情報システム係
コロナ禍において迅速な対応が必要だったことも手伝って、お試し期間でkintoneを中心に複数のプラグインを活用して開発したところ、わずか3日ほどで受付申請システムの枠組みを構築することに成功したという。
【選定】kintoneの展開で望まれたExcelインターフェース、解決策として注目したkrewSheet
kintoneにより属人化を防いだこの成功事例により会田氏たちの情報政策課では、各部門の現場が抱えるそれぞれの業務課題に対してkintoneの活用を展開・支援していくことになるが、現場からは以前のようなExcelインターフェースの方が入力しやすいという声も多く寄せられたという。
「kintoneの標準機能では複数のレコードに対して一覧上で一括入力することが難しく、多くの情報を頻繁に更新するような場面で、以前のようなExcelインターフェースにして欲しいという要望が大きくなっていったのです」と会田氏。
そこで注目したのが、kintoneプラグインとしてExcelライクなインターフェースを提供するグレープシティのkrewSheetだった。
「Excel同様に表形式で多くの情報を一覧上で管理できる仕組みがkintoneで実現できないかインターネット上で調査していたところ、Excelインターフェースでkintoneが活用できるプラグインとしてkrewSheetを見つけたのです」と会田氏。
お試し期間を利用してその効果を実感した会田氏はkrewSheetとともに、データ分析や情報の可視化に貢献するkrewDashboardも含めた形で調達を実施。
「どの部門でも多くの業務で月末や年度末に集計作業が発生します、本来なら過年度での比較や課ごとの対比といったデータ分析の時間を確保して考察・改善につなげて欲しいと考えていましたが実際は集計に追われる状況でした。krewSheetでkintone内に情報を蓄積しやすくしておけば、krewDashboardでリアルタイムな集計も可能になると考えたのです」と会田氏。
結果として、周辺業務で活用が進んでいたkintoneの利便性をより高めていくためのプラグインとして、krewシリーズを導入することになったのだ。
【効果】kintone活用を加速させるための武器としてkrewシリーズが効果的
■ 各課の課題に応えるkintone、利便性を高めることに役立つkrewシリーズ
川口市では試験的に開発されたものも含めて300を超える数のkintoneアプリを構築しており、50以上の課のさまざまな業務に活用されている。それぞれの現場が主導してアプリの運用を行っており、全体では200ほどのアカウントで運用。アカウント数は毎年増え続けているという。ちなみに川口市は、総務省が提示した自治体情報システム強靭性向上モデルにおける三層分離の対策に関してはαモデルを採用しており、クラウドサービスであるkintoneへのアクセスは、LGWAN接続系の端末内の仮想ブラウザで利用している。
kintoneに関する情報については庁内のイントラネット上にポータルを設置し掲載している。現場からの相談は相談ボックスと呼ばれるスペースに書き込んでもらい、情報政策課とのミーティングを実施、サンプルアプリを情報政策課が提案する形で各現場に展開している。
「各課担当者のkintoneへの理解度によりますが、自身でアプリを作成する担当者もいれば、相談を受けて我々が伴走していきながら構築していくケースもあります」と会田氏。
現場でアプリ開発やメンテナンスができるように、最初は情報政策課で手厚くサポートしながら、軌道にのった段階で各課に運用を任せていくという。各課にkintoneを案内する際には、基本的にkrewSheetも一緒に紹介しているとのこと。導入しているkintoneプラグインのなかでkrewSheetやkrewDashboardは他プラグインに比べて高い利用率だという。
構築しているkintoneアプリの種類は多岐にわたっており、公用車管理アプリや金券処理簿アプリ、慰労金申請アプリなど、課ごとの業務に合わせたさまざまなアプリが運用されている。
「運転日報のように履歴を取りまとめる系のアプリが多く作成されています。市民からの申請を受け付けるアプリなどは、フォームブリッジとkViewerを駆使して作成するなど、窓口業務においてもkintoneが広く利用されています」と会田氏。
■ krewシリーズの活用例：理財部管財課の公用車の運転日報
krewシリーズの活用例をいくつか紹介すると、１つが理財部管財課の運用している公用車の運転日報と呼ばれるアプリだ。課ごとに所有する車両の利用状況を利用者がフォームブリッジに入力し、kintoneに蓄積された情報をkrewDashboardで可視化。走行距離や給油状況が簡単に記録、集計できるようになっている。
「給油に関しては毎年予算を確保するために利用状況の集計と報告が必要なのですが集計が一瞬で終わるようになり便利だと好評です。また、車両ごとの走行距離についても、常に最新のものが集計されているため報告作業も容易になっています」と栗原氏は説明する。
企画財政部 情報政策課 情報システム係
管財課では県に対して車両の燃費に関する報告の機会もあるそうで、従来は紙ベースでの報告をExcelに転記していた作業を全てkintoneでシステム化することに成功している。
■ krewシリーズの活用例：子ども部 新型コロナウイルス感染症対応の慰労金給付管理
次に子ども部で行った保育に携わる従事者に新型コロナウイルス感染症対応への慰労金を給付する事業（※2）についてもkintoneが利用されている。フォームブリッジで給付対象となる事業従事者が直接申請を行えるようにして、その申請状況や審査管理などにkrewSheetやkrewDashboardを使い、抜け漏れチェックや全体状況の可視化に成功している。
「保育所や幼稚園、病児保育事業などの施設ごとに受付の担当課が別れていましたが、全体を取りまとめる子ども総務課から、課ごとに審査の遅れがないかが把握しやすくなったという声が挙がっています」と会田氏。
給付金を申請した保育従事者からの電話問い合わせがあっても、krewSheetの「検索パネル」を使って施設名や従事者の名前で検索したうえで振込予定日の情報などを伝えることができるなど、検索パネルも有効活用しているという。
※2 この給付事業はすでに終了しています。
■ krewシリーズの活用例：福祉部介護保険課 物価高騰対策支援金の申請管理
福祉部介護保険課では、昨今の物価高騰で困っている介護事業者への給付金事業においてkrewシリーズが活躍している。
「対象となる介護事業所が700ほどあり、当初はkintone単体で申請管理をしていましたが、事務処理に慣れていない事業所も多く、書類不備による修正が頻繁に発生していたのです。krewSheetを適用することで、レコードを1つずつ展開せずとも修正できるようになり、業務の効率化に大きく貢献しています。介護保険課からは“こんなにいいものあるなら早く紹介してよ”とご意見いただいたほどです」と栗原氏。
こうした申請系業務でkrewSheetとkrewDashboardが活躍する一方で、情報政策課が管理する基幹システム周りについては、自治体ならではのネットワーク環境の課題もあり、まだ十分に活用できていない面もあるという。
「三層分離の考え方も含め、基幹システムで扱っている情報は機密性の高いものが多く、まだ十分にkintoneを活用できていません。市民の皆さんからの申請系業務などは使い勝手がいいものの、基幹システム周りはこれからになってきます」と清水氏。
企画財政部 情報政策課 情報システム係
■ krewシリーズの活用例：情報政策課 業務委託の予実管理をkrewDashboardで可視化
外部の業者に業務委託を行う案件の予実管理にもkrewDashboardが活躍している。庁内の各部門では、紙の申請書が利用されているが、これに記載された内容をデータ化する業務（データパンチ依頼）を外部の業者に委託しており、その取りまとめを情報政策課が行っている。各部門からの依頼はExcelを添付したメールで行われており、依頼と発注の管理が煩雑だったという。この業務管理をkintoneに移行し依頼予定の件数と実績をkrewDashboardで可視化しているとのこと。
■ kintone活用のハードルを下げ、庁内のDX推進に欠かせないkrewシリーズを評価
krewシリーズを導入したことで、さまざまな業務の効率化に寄与していると会田氏は評価する。特にkrewSheetのExcelライクなUIは入力作業の効率化に大きく貢献しており、ITリテラシの差をうまく吸収してくれるツールとして有効と好評だ。
「kintoneという新しいシステムに対するハードルが高いと感じる人に対しても、そのハードルをグッと下げてくれるのがkrewSheetです。庁内のDX推進を押し進めるための一助として高く評価しています。」
特に大量の情報管理や修正作業が発生するような用途では入力ミスを減らし情報の精度も上がったという。
「介護事業所への給付金事業などでは、最終メール送信日付やメール送信回数などが事業所ごとにkrewSheet上でパッと把握できます。情報の可視化によって抜け漏れも防ぐことができるようになったのは大きい」と栗原氏。
krewDashboardについては、入力した情報がリアルタイムに集計できる点に大きなインパクトがあるという。
「データをkintoneに入力しただけでは、Excelでの管理と代わり映えしませんが、krewDashboardのおかげで、その情報がリアルタイムで簡単に可視化できます。現場からもkintoneに変えてよかったという声をいただいています。krewSheetとkrewDashboardを併用することで、より効果を感じてもらっています」と会田氏。
たとえば、前述のデータパンチ依頼では、当初の予算と実際に利用した費用の差額がリアルタイムに表示されるため、担当者としても予実管理がしやすいという。
清水氏も「予実管理を行っていく業務をkintoneアプリ化し、krewDashboardを適用すると、自動的に予実をグラフで表示できるため現場にとって使いやすく、とっつきやすいという印象です。各課の担当者に対して、kintoneを使うハードルを下げてくれる効果は大きい」と評価する。
現在、krewシリーズの運用は情報政策課にてアクセス権限などのセキュリティ面の初期設定を行い現場にマッチした環境を提供し、以降は各課の担当者が運用に最適な形で整えていくという。
「krewシリーズの導入当初はヘルプページをよく見ていた記憶がありますが、その通りに設定していけば、すぐに使い方を理解できました。とても簡単だというのが正直な感想です」と会田氏。
また、新たな機能が追加された際にはセミナーに参加することで知識が得られるだけでなく、krewのWebサイト上に展開する学習コンテンツも非常に勉強しやすいと評価が高い。
「私の場合、すでに展開されていたkrewアプリを参考にしながら、ネットに公開されている使い方などのチュートリアルをベースにアプリを作成しましたが、さほど時間はかかりませんでした。最初は複雑な印象もありましたが、触っていたらあっという間に完成させることができました」と栗原氏。
■ krewシリーズをうまく活用し、kintoneの利便性をさらに周知させていきたい
今後については、入力の効率化に貢献するkrewSheetおよび集計分析に役立つkrewDashboardを引き続き活用していきたいという。
「既存の業務改善はもちろん、行政として取り組む新たな事業についても、kintoneと共にkrewシリーズを活用していきたいと考えています。アプリ間のデータ連携にkrewDataも試してみたいですね」と会田氏。
庁内の業務においてはまだExcelを多用しているところもある、krewSheetをうまくアピールしてkintone活用を推進していきたいと述べるのは栗原氏。
「完全な脱Excelは難しいところですが、今でも過去のExcelが多く現場に残されています。情報を人力で探さなければならないような運用を変えていきたい。ただし、kintoneについてはどんな場面で使っていいのか十分に周知できていない部分もあります。krewSheetの身近な事例を紹介していくことで、kintoneの周知も進むはずです」。
清水氏も「便利な仕組みであることは間違いありませんが、周知させていくことがとにかく重要です。新しいシステムに背を向けてしまいがちな職員にも魅力が伝わるよう、周知方法を工夫していきたい」と今後の展開について意欲的に語っていただいた。
