導入事例
埼玉大学教育学部附属中学校
業種：
教育・学習支援
部署：
全社
利用用途：
校務管理／受験管理
使用製品：
krewSheet／krewData
※ 事例記事の内容や所属は取材当時のものです。
変化の激しい環境にも柔軟に対応、学校内の業務を次々とシステム化。新たな校務支援システムを現場に展開するために欠かせないkrewシリーズ
大学と連携しながら先進的な研究に基づく授業を展開している埼玉大学教育学部附属中学校では、従来利用してきた校務支援システムの刷新に伴って、出席簿などとのデータ連動によって効率的な校務を可能にするべく、kintoneおよびkrewシリーズを活用し校務支援システムを構築することに成功している。その経緯について、副校長 二瓶 剛氏および教務部 技術・家庭科（家庭分野）担当かつkintone担当でもある大関 さわ子氏にお話を伺った。
【課題】入力のために順番待ちも。校務支援システムの効率的な運用が求められていた
1947年に埼玉師範学校附属中学校として開校し、正しい判断力とたくましい実践力をもった自主的人間の形成を教育目標に据える埼玉大学教育学部附属中学校。公立中学校同様の中等普通教育を行いながら、教育学部の附属中学校としての役割も担っており、教育実習生が行う実習環境の提供はもちろん、埼玉県唯一の国立中学校として大学と連携しながら研究を推進している。地域のモデル校として研究を通じて確立した新たな教育モデルの発信により、子供たちの資質・能力の向上に大きく貢献することを目指している。また、帰国生徒のみの学級を特設しない混入方式を採用することで、一般生徒と相互に学び合いながら、早期に日本の生活や学習への適応を図る帰国生徒教育への取り組みも大きな特徴のひとつとなっている。
そんな同校では、10年以上前からパッケージ化された校務支援システムを活用し、通知表や調査書、指導要録などの作成に必要な校務を行ってきたが、長年利用するなかでシステム上の不具合も散見されるようになり、メーカーからの支援体制も十分なものとは言えない状況が続いていたという。「特に、出席簿と校務支援システムが連動しておらず、出席簿そのものは紙で運用していました。学期末には全ての紙を手作業にてシステムに打ち込んで集計する必要があるなど、効率的な環境とは言えませんでした。不具合環境を改善してもらうにも、その都度費用が発生するなど、何らかの対応が求められていたのです」と二瓶氏は当時を振り返る。
また、成績処理室に設置されているパソコン上でしか稼働しないオンプレミスの仕組みだったため、入力や集計作業においても教員の負担が大きかったという。「わざわざ成績処理室に赴いて入力や集計を行う必要があり、タイミングによっては順番待ちになることもありました。人がいない時間を見計らって入力せざるを得ないなど、効率的な環境とは言えなかったのです」と大関氏。そこで、従来の校務支援システムに代わる新たな環境づくりに向けて検討を始めることになったのだ。
【選定】校務の現場で多く利用されていたExcel、使いこなすためにはkrewSheetが不可欠だった
■ 高額な費用捻出が難しいなか、附属小学校でも実績のあるkintoneに注目
新たな仕組みについて、当初は同じ埼玉県下の別の地域で採用されていた校務支援システムを導入する計画を進めていたものの、導入費用だけでも1000万円を超えるコストが必要だった。「その校務支援システムでうまく運用できているという話を聞き、導入するつもりで考えていました。しかし、かなり高額な投資が必要で、予算を確保することは困難でした。他の地域で導入した校務支援システムは、市内の小中学校全体で導入していたため、1校あたりの値段は押さえられていたかもしれませんが、我々は大学の附属中学校のため、単独でその費用を捻出するわけにはいかなかったのです」と二瓶氏は語る。
そこで大学側とも相談を重ねるなかでいくつか案が提示され、他の校務支援システムの紹介も行われることに。そのなかで注目したのが、パッケージ化されたものとは異なるアプローチながら、柔軟な校務支援システムを整備できる、サイボウズのkintoneだった。「そもそも大学ではGaroonなどサイボウズのソリューションを利用していたこともあり、その流れでパッケージでなくても校務支援システムが容易に構築できるというアイデアをもらったのです。同じタイミングで、附属小学校ではkintoneを校務の一部に活用しているという話も聞き、我々にとってはまさに渡りに船だったのです」と二瓶氏は説明する。
■ 教員が普段から利用するExcelの使い勝手が、現場へ仕組みを浸透させていく原動力に
同中学校では、従来の校務支援システムでカバーしていない領域に関してはExcelを利用する教員も多く、kintone標準のインターフェースのまま展開することに関して懸念点もあった。そこでサイボウズから提案があったのが、グレープシティが提供するkrewシリーズだった。「数百名いる生徒の情報を管理するという観点から、我々教員はExcelに慣れていました。現場への浸透を考えると、情報をいっぺんに貼り付けたりコピー＆ペーストしたりするということが可能な仕組みが望ましいと思っていました。krewSheetであれば初めてkintoneに触れる教員でもExcelと同じ感覚で使いこなせると考えたのです」と大関氏。
新たな校務支援システムを構築することに心配する向きもあったが、大学や附属小学校におけるサイボウズのソリューションに対する実績を高く評価し、kintoneおよびkrewシリーズを活用した同中学校独自の校務支援システムの構築がスタートすることになった。
【効果】校務支援システムの現場展開において重要な役割を果たすkrewシリーズ
■ 日々入力する出席簿の情報を通知表などに反映できる、新たな校務支援システムを整備
プロジェクトについては、まずはプロトタイプとなるアプリを作成し、その都度要望を通じて機能改善していき、1年ほどかけて現場への展開を進めていった。現在は、校務支援システムとして必要な各種機能をkintoneにて実装し、IPアドレス制限によって学校内からのアクセスに限定するなどセキュアな環境が整備されている。従来の仕組みで実装していた通知表や指導要録作成に関するアプリはもちろん、出席簿や保健日誌、受験高校管理といった校務に欠かせない各種アプリをその都度新たに実装している状況だ。この校務支援システムを利用する30名弱の教員全員がkintoneアカウントを持っており、日々の出席簿の記録などを行うことで、学期末の通知表にデータ反映できるような仕組みが構築されている。
実装されたアプリのうち、通知表や指導要録、健康診断票、生徒名簿など生徒の情報を一覧で管理、変更、追記するような業務にkrewSheetが活用されている。
「通知表に記載する成績などは、これまでExcelをベースに作成する教員が多く、蓄積された情報を学期末に集計して成績を算出してきました。まさに成績管理の部分ではkrewSheetがないと厳しいところです」と大関氏。
また、生徒名簿の情報を通知表や指導要録に同期させる仕組みや、欠席事由の情報を学期末に出席簿合計としてまとめるためのデータ集計の場面や出席簿内の備考情報を集計してテキストとしてまとめる場面でkrewDataが活用されている。
具体的なアプリについては、生徒の個人情報を管理する生徒名簿や受験校一覧などマスター系のアプリをはじめ、日々の出席情報を記録する出席簿アプリや欠席事由を記載する欠席管理アプリ、保健室での利用状況を管理する来室記録アプリ、水質検査の情報を日々記録する保健日誌アプリ、生徒の学習および健康の状況を記録した指導要録やその情報を高校に通知する際の調査書アプリ、通知表アプリ、健康診断・発育測定の結果を記録するアプリなどが用意されている。入力フォームを設けて生徒指導報告会議に必要な生徒ごとの状況を報告してもらう生徒指導管理アプリも構築済みだ。なお、通知表など生徒に提示するものは帳票として印刷できる仕組みも実装している。
「指導要録のように公文書としてきちんと作成、保管する文書も多くありますが、出席簿や通知表、欠席事由など各種アプリに記載された情報が自動的に集計、記録されるようになったことで記載ミスも減り、負担のかかっていた作成業務が大幅に削減できています」と二瓶氏は評価する。
特に、個人情報を含めた機微な情報に関しては、セキュアな環境で運用しているkintoneでやり取りしている状況にあるという。
「クラス内に濃厚接触者が確認された場合に備えて、会議にて情報共有できるようなCOVID-19に関連したアプリもあります。情報の周知徹底にはMicrosoft 365を利用する場面もありますが、個人情報や成績といった機微な情報に関しては、全てkintone上で情報共有するように意識しています」と大関氏。
技術・家庭科（家庭分野）を担当する大関氏は、技術分野の教員とともに技術・家庭科の成績をつけていく必要がある。そこで、技術・家庭に関する成績管理アプリを共同で利用し、コメント機能などを使いながらkintone上でコミュニケーションを図っているという。生徒に関連した校務支援のアプリだけでなく、残業の内容やその時間報告をはじめ、面談などで教室を借りる際に必要な校舎借用願いのアプリなど従来紙で運用してきた教員向けの各種業務をkintoneアプリ化している状況にあるとのこと。
■ 10分の1以下におさえながら、セキュアな環境で自席からでも入力できる効率的な校務環境を実現
新たな環境を整備したことで、手書きの書類を学期ごとに手作業で集計するような手間から解放され、順番待ちして入力するような非効率的な環境からも脱却できたことは大きいと二瓶氏は考えている。
「クラウドながらセキュアな環境で情報が共有できるようになり、以前のようにHDDの破損に備える必要もなくなりました」と二瓶氏。大関氏も「手計算でミスをするたびに集計をやり直すような以前の状況は本当に大変でした。今は情報が一括管理できており、一度入力した情報を他のアプリにも展開しやすくまた、安心して個人情報がやり取りできるようになったのは何よりの効果だと考えています」と評価。
コストの面では、パッケージ化された校務支援システムへの刷新に比べて、およそ10分の1程度の費用で校務支援システムを構築することに成功している。またサイボウズからの支援もあって、以前導入していた環境と比べても情報がうまく連動できるなど、校務の効率的な運用が可能になっている状況だ。
一方で、教員への啓蒙活動が十分にできていない部分もあり、以前の教務支援システムに慣れている教員からの戸惑いの声が寄せられるケースも。「現時点では、いったん出席簿の運用や通知表の出力まで一通りの運用をkintoneによる新たな校務支援システムで行った段階にあります。教員全体へのさらなる周知徹底を進めていくことで、新たな校務支援システムの魅力に気づいてもらえるようにしたい」と大関氏は語る。
krewシリーズについては、現場へ新たな校務支援システムを展開するためには欠かせないものだと大関氏は力説する。「コロナ禍において新しい教育環境に対応していかなければいけない中、少しでも現場の負担を減らす環境づくりが必要不可欠です。まだ十分に浸透しているとは言えませんが、Excelに慣れた現場に対して新たな仕組みを利用してもらうためには、krewSheetがないと厳しいです。これまで以上に使いやすい環境をkrewにて整備していきたいと思っています」
■ 教員以外の事務職員への展開はもちろん、保護者との情報連携も視野に入れたい
今後については、教員向けにkintoneおよびkrewシリーズによる新たな校務支援システムを定着させていきながら、これまで以上に便利に活用できる環境づくりに取り組んでいきたいという。「教員だけでなく事務職員のアカウントも用意しているため、公文書の発番業務や現在Excelで行っている予実管理に関連した収支簿作成など、手作業で行っている日常業務の場面でkintoneおよびkrewシリーズが利用できるような環境整備も進めていく予定です」と大関氏。また、会計関連の帳票や諸届の処理など幅広い業務にkintoneアプリを展開していきたいと期待を寄せている。特に、夏休みなど長期休暇の際には教員ごとにExcelで動静表を提出してもらっているが、Excelで管理している各種帳票類はkrewSheetにて管理していくことも検討できるという。
また、生徒に関連した部分で言えば、中間や期末テストの結果を個別のツールにて作成して配付しているが、この業務に関してもkintoneおよびkrewシリーズでの実装を検討したいという。「保護者から直接生徒に関する情報を入力してもらうといった外部連携についても、セキュリティを考慮しながらできる範囲で実装していきたいと考えています」と二瓶氏。特に外部からの入力についてはプラグインのフォームブリッジなどを駆使することで実現できるため、サイボウズと相談しながら進めていきたいと今後の意気込みについて語っていただいた。
