導入事例

【効果】二重入力の撲滅とデータ可視化によるデータドリブン経営の基盤づくりを実現

■ 多くの業務アプリを柔軟に連携させることが可能なkrewData

現在は、8割以上の社員が業務プラットフォームとしてkintoneを活用しており、営業部ではスケジュール管理のプラグインであるKOYOMIから行う日報入力をはじめ、案件管理や見積書・積算書作成、クレーム報告といったさまざまなアプリが運用されている。

そのなかで、日報アプリや積算書アプリなど各部署が入力する情報からデータを集約・集計して様々な視点の業務指標を算出したり、別の業務で必要とされるデータに成形したりするプロセスの多くを担当するのがkrewDataだ。アプリ作成に関しては、渡邉氏が社内の要件ヒアリングし、要望を取りまとめパートナー企業で実装するという協業体制で環境整備を行っている。ただし、全社的な運用が進んだ段階で、できる範囲から自分たちで触っていけるような内製化に舵を切る計画となっている。

具体的なアプリとしては、マスター系のアプリとともに、営業部で活用する工事総額を算出する概算見積アプリや受注案件管理アプリ、製造部へ製造指示するための工番発行アプリなどを構築・運用しているとのこと。

製造部では、製造管理アプリを中心に、仕様書アプリや組み立て管理記録アプリ、製造作業日報などを経由して積算書管理アプリに情報を集約、製造管理にその実績を返すことで積算情報の予実管理を実施しているそうだ。また、納品出荷アプリや請求登録アプリなどもあり、最終的には売上計上のための月次請求管理アプリで仕訳情報を作成し、クラウド会計へ連携させることで経理部までの業務を一気通貫で行っている。

他にも、原材料としての鋼材見積と鋼材発注アプリはプラグインを用いてFAXに連携し、製造管理アプリに紐づいた形でクレーム管理アプリを用意、業績報告会資料の作成のために受注前の客先ヒアリング情報アプリや営業日報アプリなども運用している状況だ。

krewDataについては、製造管理アプリ内で製造部が示した納品出荷予定日をカレンダーに戻す処理をはじめ、マスターとなる取引先台帳や鋼材見積依頼アプリから情報を集約し、鋼材発注FAXアプリにて調達を行う処理などに適用している。また、出荷タイミングで納品書や請求書アプリに納品実績が反映され、納品出荷・請求登録アプリからは売上情報が、積算書からは工番ごとの原価が抽出可能となる。それらをkrewDataで経営管理表に集計し、帳票作成プラグインのレポトンで月次レポートとしてPDF出力している。作業日報などの情報をもとに積算書内に作業実績を日々記録することで予実管理が可能で、最終的な原価が月次の数字に反映される形だ。

「二重入力を防ぐために、アプリ間での集計や加工処理できるkrewDataはとても重宝しています」と渡邉氏。

■ 工数削減に貢献、kintoneによる業務基盤として欠かせないkrewData

kintoneおよびkrewDataで業務基盤を整備したことで、営業部については19時間ほどを要していた報告資料の作成時間を1時間にまで圧縮することに成功しただけでなく、総務部では33時間ほどかかっていた納品書の入力作業を8時間に、製造部では進捗確認作業や日報入力作業などトータルで180時間かかっていた業務を42時間に減らすことができている。

特にデータドリブン経営に向けたデータの可視化については、顧客ごとの売上や原価、共通言語となっている工番単位で工数を作業日報に入力することで、作業者ごとの生産性が把握できる形だ。

「売上をPQ、粗利をMQとしてそれぞれ管理するPQMQ管理アプリも作成しています。顧客ごとの売上や粗利、粗利益率はもちろん、作業者の平均単価などから、お客さまごとに設計や組み立てといった9つに分けた工程別の工数が把握可能です。これらが可視化できることで、見積原価の根拠として利用できますし、見積金額や納期交渉の強力な材料としても役立っています。これらの集計が自動化できているのもkrewDataのおかげ」と渡邉氏は評価する。

営業会議資料についても、krewDataにてデータ集計が自動化でき、最終的にレポトンにてPDF出力するだけで済むため、資料作成の手間が大幅に削減でき、日々の売上状況なども迅速に把握可能だ。

「例えばライバル情報や市場情報、お客さま情報をそれぞれ3つずつ記載するといったルールを設けて営業活動の報告としての日報アプリに日々入力することで、営業会議時に必要なレポート作成の負担は大きく軽減できています」と渡邉氏。日報にさえ入力すれば、あとはkrewDataで情報をレポートアプリに集約するだけで済むわけだ。

なお帳票については、営業会議時に直接デジタル情報として書き込み可能な会議用の個別ソフトウェアを使っているが、一部グラフ化したものをうまく活用するニーズとして、krewDashboardの導入が予定されており、これからデータドリブン経営に向けた情報の可視化をさらに加速させていきたいという。

現状kintoneによる業務基盤において、krewDataは欠かせないものとなっている。

「そもそもkrewDataがないとkintone自体は活用していなかった可能性も。数字の可視化や二重入力をやめるという我々が目指した基盤を実現するには、krewDataがないと実現できなかったと言っても過言ではありません」と渡邉氏。

世の中にkintoneプラグインは数多く存在しているが、その中でkrewDataは主食。まるで日本食における“米”のような位置付けだと力説する。

■ データ活用をさらに加速させるkrewDashboard、必要に応じてkrewSheet活用も

現状は多くの業務がkintoneにてアプリ化されているが、単価表や製造計画にあたる工程表などの作成も、積算書にて蓄積した情報をうまく活用しながら実装していきたいという。その意味では、kintoneに蓄積された情報の活用をさらに加速させていきたいと渡邉氏。

「毎朝売上情報がダッシュボード上で確認できるといった環境はもちろん、現在はExcelで作成している過年度の情報も含んだ年計グラフなども簡単に把握できるようにしたい。この辺りはこれから活用が本格化するkrewDashboardが大いに役立ってくれるはず」と期待を寄せている。

また、工番ごとの工程に誰がどの程度工数をかけているのかが把握できているため、将来的には個人の生産性を加味した、個人評価や人材育成といった人事評価にも活用できると考えている。

将来的にはAIをはじめとした機械学習によって蓄積されたデータを有効活用し、製造の工程管理や売上予測といったさまざまな用途に活用していきたい考えだ。

そして、これからは内製化に向けた取り組みも加速させていく計画となっている。

「私以外にkintone担当者を育成して、できる限り内製化できる部分は進めていきたい。その場合、情報のメンテナンスや入力負担の軽減などに役立つ、Excel感覚で利用できるkrewSheetなどの出番も出てくるでしょう」と今後について渡邉氏に語っていただいた。