導入事例

【効果】コストパフォーマンスの高いkrewData、kintoneの良さを引き出すために欠かせない存在に

■ 全社が活用する業務プラットフォームへ、複数アプリの情報を集約して原価管理などを実現

現在は、営業部はもちろん、施工部や工場における情報管理の基盤としてkintoneおよびkrewシリーズを活用しており、全社員にあたる100名ほどが利用している情報プラットフォームとなっている。実際には、テスト的なものも含めて160ほどのkintoneアプリを運用しており、大きくはマスター系のアプリとともに、商談報告や売上見込など営業部が使うアプリと各種原価を積み上げていく施工原価管理、工場にて活用されている出荷記録や在庫管理に関連したアプリなどその種類は多岐にわたっている。アプリ自体はスペースを設けて各自作成できるようにしているものの、多くのアプリは湯沢氏自身が作成している状況だ。

同社の情報管理で特徴的なのは、顧客や案件ベースではなく、土壌汚染の対策を行う土地を中心に情報管理を行っている点だ。土壌汚染に関連した案件は、土地を所有するオーナーや土地を利用して施設を建設する元請け企業など、同社にとっての営業先が変わることが少なくない。そのため、土壌汚染対策を行う土地そのものを軸に営業情報が管理されている。

「その土地にこれまでどういう経緯があったのかという視点とともに、お客さまを軸に確認したいというケースもあるため、商談記録は顧客と土地を双方紐付けています。案件が発生した土地では、これまでどんな商談が発生してどんな動きがあったのか、kintone上ですぐにわかるようにしています」と湯沢氏。

krewSheetについては、運用しているアプリの半数以上に適用しており、一覧画面から情報を入力する用途やアプリ上で情報を絞り込むといったデータ活用が求められるアプリの多くに用いられている。例えば受注一覧アプリでは、案件の一覧情報がスプレッドシートの一覧画面で表示されており、それぞれ案件を選択すると関連レコードとして施工見積もりや材料見積、請求書や報告書の状況が一覧画面で簡単に可視化、管理できるようになっている。

「多くの情報を受注一覧アプリに集約しています。我々が土壌汚染の指定調査機関になってからは、定期的に案件の状況報告をする必要がありますが、その場合でもkrewSheetにて情報を絞り込んで報告できるようにしています」と湯沢氏。

krewDataの活用例を挙げると、実行予算に対して各種原価を紐づけていくことでその都度の原価状況が適切に把握できる施工原価管理などがある。出勤簿アプリや経費精算アプリ、現場ごとに関わる外注からの請求書情報など原価に関連した情報をkrewDataにて収集。当初設定した実行予算に対して工程の進捗率と勘案しながら原価進捗率が把握できるようにしており、月次で工事部長が把握できるようkrewDataにて各種進捗状況が計算されて可視化されている。

「工事案件に関しては、浄化剤などの材料費用を外す処理を行うなど、管理種別に応じた原価管理を行っています」と湯沢氏。

この施工原価管理に関しては、開発パートナーであるペパコミ株式会社の支援を受けて構築している。原価管理は以前からExcelや紙を用いて実施してきたが、入力漏れやミスなどが発生しがちで、経理データとのズレも見受けられるようになり、規模が大きくなるなかで入力集計などの膨大な手間を解消するべくkintoneアプリ化を検討するなかで、youtubeにて配信されていたkintoneによる原価管理の仕組みを見たという。動画は、kintoneを使って現場管理と財務データの蓄積を同時に管理できる方法をわかりやすく解説したもので、同社の課題解決にすぐに繋がるだろうと直感できたため、すぐに同社にコンタクトをとったとのこと。

krewDashboardについては、営業担当者ごとの期初の売上目標に対して現在の売上進捗状況がグラフィカルに可視化できるようになっており、担当者ごとに詳細な案件一覧とその進捗状況もkrewDashboard上で一目見るだけで確認できる形だ。営業会議ではこのダッシュボードを視認しながら案件ごとの状況を把握しているという。

■ 集計業務の工数が半分以下に、コストパフォーマンスの高いkrewシリーズを評価

kintoneおよびkrewシリーズで環境を整備したことで、劇的な効率化を実現している。施工原価管理では、施工担当者それぞれが現場ごとに入力・集計を行うなど多くの手間がかかっていたが、今では処理自体が数十分のうちに終わるようになるなど、半分以下の工数で作業が完了できるようになっている。また、Excelでの手作業による集計からkrewDataにて自動集計が可能になったことで、経理メンバー自体を別の業務に振り分けることができるようになるなど、関連部署の工数削減に大きく貢献。「請求書も以前は紙で来ていたものをWeb入力フォームから自動的にkintoneに取り込めるようにしており、各部署のチェックだけでCSVにて経理ソフトにデータ投入できるなど、システム化のメリットは大きい」と湯沢氏。

krewシリーズについては満点の評価だと湯沢氏は言及する。「krewDataについては、スケジュールでデータの取得や集計が自動実行できますし、手動であれば数に制限なく処理できます。これだけ便利な機能だけに、コストパフォーマンスはとても高い。krewSheetはExcelのように一覧上で集計できるため、CSV出力して外部で処理することなくとても便利です。関連レコードで詳細も分かりやすく、とても多機能で役立っています」。特にkrewSheetについては、Xrossモードを利用して製品の理論在庫と月締在庫をうまく表示させ、従来のExcelで表示するような空欄もきちんと表現できるなど、Excelからの移行も現場に抵抗感を与えずにできた点を高く評価する。

メシウスについては、Webサイト上での情報提供が詳細でわかりやすく、実例も踏まえて掲載していることで課題解決も容易だと評価する。「サポートには数回ほど連絡した程度ですが、質問に対するレスポンスが迅速でとても助かりました」と湯沢氏。開発パートナーの立場として小川氏は、数あるプラグインのなかでも一番顧客に導入しているものの1つだと評価する。「正直に言えば、krewDataがないとkintoneのいいところが発揮できないケースが多く見受けられます。krewDataのおかげで我々も多くの顧客を支援することができていることからも、なくてはならない存在と言っても過言ではありません。私のなかでは最強のプラグイン」と小川氏。krewSheetとkrewDashboardについても、役割がしっかりと分かれており、同社が支援する企業のなかでも導入数が増え続けていると説明する。

■ 積算や購買の機能など新たな業務領域への拡張も進めたい

現在は多くの業務でkintoneが活用されており、一通り基本の業務は運用できているため、他の部署の意見も聞きながら必要な機能の実装を進めていきたいという。現時点では、工事に必要な費用を積み上げて全体の工事費を事前に算出する積算や材料調達などの購買の機能について要望が出始めており、その辺りの機能についてもkintoneおよびkrewシリーズで実現していきたいと期待を寄せている。

他にも、一般的な予実管理などの仕組みについてもいずれは構築したいものの、実績データはあるものの対応する予算の情報なども整えていきながら、さらに活用の幅を広げていきたいと今後について語っていただいた。