レポトンは株式会社ソウルウェアが提供する、kintoneアプリの画面上から1クリックで簡単にPDFやExcelでの帳票を出力できる大人気の帳票プラグインです。
一方、krewDataは複数のkintoneアプリのデータを結合して加工/計算するといった複雑な集計処理と、業務が終了した夜間に、毎日集計処理を定期実行するといったスケジュール実行機能を提供します。
krewDataでは、外部サービス／プラグイン連携の取り組みの1つとして、レポトンとの連携機能を提供しています。この連携機能ではkrewDataのデータ編集フローからレポトンの帳票出力を実行する「レポトン出力」コマンドを利用できます。
また、レポトンでは、出力した帳票をあらかじめ設定した宛先にFAX/メールで自動配信することができる連携オプションRepotovasを利用でき、アプリの画面上でボタンをクリックするだけで帳票の出力〜配信までを自動化することができます。
そこにkrewDataのスケジュール実行機能を組み合わせることで、これまで必要であった帳票出力の手動実行を不要にし、帳票出力を自動化できます。
※ Repotovasはコクヨ株式会社が提供するレポトンとの任意の連携オプションです。
単純に帳票出力をスケジュール実行するだけでなく、任意の集計処理を実行し、集計されたデータを基に帳票出力を実行するという一連の流れもデータ編集フローとして設定できます。
そのため、例えば契約管理アプリに登録されたデータを基にして当月の請求データを集計、集計した請求データを請求書として帳票出力し、メールやFAXで自動配信するという、請求業務を自動化することもできます。
請求業務の自動化を例にして、本連携機能のポイントを紹介します。
説明のベースには、各顧客の契約情報と契約商品の明細が登録されている契約管理アプリから、当月請求分の請求データを集計する、下図のデータ編集フローを利用します。
このデータ編集フローの詳細な説明は割愛しますが、当月請求対象の契約の絞り込み、商品マスタから最新の料金を取得、割引の適用などを行なった後、最終的に請求管理アプリに当月分の請求データを出力しています。
また、請求管理アプリにはあらかじめ、請求書の出力に必要なレポトンと連携オプションRepotovasの設定が必要になります。各設定については、各社が提供している設定マニュアルを参考にしてください。
ご利用中のkintone環境にレポトンをインストールしている場合、krewDataの設定画面のコマンドパネルエリアに外部連携フォルダが表示され、フォルダを展開すると「RepotoneU 出力」コマンドが表示されます。
※ ご利用中のkintone環境にレポトンがインストールされていない場合、このコマンドは表示されません。
通常のコマンド設定と同じ操作で「レポトン」コマンドを「RepotoneU 出力アプリ」コマンドに繋ぎます。外部連携コマンドだからといって、複雑な操作は必要ありません。
「RepotoneU 出力」コマンドの設定では、出力する帳票とRepotovasの送信方式を選択します。また出力対象のデータを絞り込めるので、この例では当月請求分の請求書のみ出力するように設定しています。
※ Repotovasの送信方式は出力元のアプリのレポトンでRepotovas連携が設定されている場合のみ選択できます。
これでデータ編集フローの設定は完了です。あとはこのデータ編集フローを毎月決まった日に定期実行するようにスケジュール実行を設定します。
このように、レポトンとkrewDataを連携させて利用することで、かんたんに請求データの集計から請求書の配信までに至る請求業務を自動化できます。
請求業務に限らず、データを集計し、集計したデータを帳票として出力したいような業務はたくさんありますが、その一連の業務フローを自動化できるのがこの連携機能です。請求業務以外にも様々な帳票出力の自動化を実現してください。
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レポトンとkrewDataでは無料のお試し版を提供しています。30日間無料で製品版と同じ機能をお試しいただけます。
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